Anfragen per Formular sammeln

Ein einfaches öffentliches Formular macht aus jeder Anfrage eine Aufgabe auf Deinem Board. Kunden, Nutzer oder Kollegen geben Titel und Beschreibung ein und fügen optional Labels und Dateien hinzu. Du entscheidest, in welcher Liste die Aufgabe landet. Verwalter des Boards erstellen und bearbeiten Formulare.

Seite Eingänge öffnen

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1. Öffne die Board-Aktionen (Shift+A) und klicke auf Eingänge.
2. Mit Neues Formular (Rahmen 1) erstellst Du ein Formular.
3. Jede Karte (Rahmen 2) zeigt ein Formular mit seinem Status, seiner Zielliste und der Anzahl der erlaubten Labels. Hauptformular kennzeichnet das Hauptformular des Boards.
4. Link kopieren (Rahmen 3) kopiert die öffentliche Adresse des Formulars. Verschicke sie oder binde sie auf Deiner Website ein.
5. Das Kartenmenü (Rahmen 4) enthält weitere Aktionen.

Formular erstellen

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1. Grundlagen (Rahmen 1): Öffentlicher Name ist der Titel des Formulars. Unter Öffentliche Hinweise erklärst Du in ein oder zwei Sätzen, was Du brauchst.
2. Zielliste und Standardpriorität (Rahmen 2) legen fest, wo neue Aufgaben landen und wie dringend sie sind.
3. Erlaubte Labels (Rahmen 3) sind die Labels, die Absender wählen können. Lass das Feld leer, um die Label-Auswahl auszublenden.
4. Aktiv (Rahmen 4): Nur ein aktives Formular nimmt Anfragen an.
5. Hauptformular des öffentlichen Boards (Rahmen 5): siehe unten.
6. Klicke auf Formular erstellen.

Was das Hauptformular ist

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Ein Board kann viele Formulare haben, aber nur ein Hauptformular. Ist das Board öffentlich, zeigt seine öffentliche Seite eine Schaltfläche Anfrage senden, die das Hauptformular öffnet. Das Formular verlinkt zurück auf das Board. Ein Board mit eingeschränktem Zugriff kann ein Hauptformular bereithalten. Die Schaltfläche erscheint, sobald das Board öffentlich ist.

Mit Bearbeiten (Rahmen 1) änderst Du ein Formular, mit Deaktivieren (Rahmen 2) pausierst Du es. Mit Als Hauptformular festlegen (Rahmen 3) machst Du ein Formular zum Hauptformular. Beim Hauptformular steht an dieser Stelle Hauptformular entfernen. Das Löschen eines Formulars ist endgültig. Seine Aufgaben bleiben erhalten.

Was Absender tun

1. Sie öffnen den Formularlink, füllen Titel und Beschreibung aus und wählen Labels und Dateien.
2. Zum Absenden bestätigen sie ihre E-Mail-Adresse mit einem sechsstelligen Code. Mit derselben Adresse können sie sich später bei Kanroo anmelden und ihre Eingangsbestätigungen sehen.
3. Sie sehen eine Eingangsbestätigung mit dem Aufgabenschlüssel und erhalten eine E-Mail mit einem Link dorthin.

Absender werden dadurch nicht Mitglied Deiner Organisation. Über das Formular sehen sie das Board nicht.

Was Du erhältst

• Eine Aufgabe in der Zielliste mit einem Klemmbrett-Symbol („Aus einem Formular erstellt“).
• Die Aufgabenseite zeigt Absender und Formular unter Herkunft.
• Die Aufgabe bleibt unveröffentlicht: Sie erscheint erst auf einem öffentlichen Board, wenn jemand mit der Rolle Bearbeiter sie veröffentlicht. Siehe Einsendungen auf öffentlichen Boards.
• Niemand auf dem Board erhält für eine neue Anfrage eine Benachrichtigung. Behalte die Zielliste im Blick oder filtere danach.

Verwandte Themen

• Einsendungen auf öffentlichen Boards
• Aufgaben aus E-Mails
• Pläne, Preise und Limits