Antworten per E-Mail

Kanroo kann eine Antwort auf eine Benachrichtigungs-E-Mail zu einer Aufgabe in einen Kommentar zu dieser Aufgabe verwandeln. Du antwortest auf die E-Mail, und Dein Text erscheint als Dein Kommentar in Kanroo. Sonst ändert sich an der Aufgabe nichts.

Hier erfährst Du, wann die Antwort per E-Mail funktioniert, was mit Anhängen passiert und was die Fehler-E-Mails bedeuten. Die Antwort per E-Mail ist freiwillig. Du kannst jederzeit auch die Aufgabe öffnen und in der App kommentieren.

So funktioniert es

1. Du bekommst eine Benachrichtigungs-E-Mail zu einer Aufgabe, etwa zu einer Erwähnung, einer Zuweisung oder einem neuen Kommentar.
2. Darfst Du diese Aufgabe kommentieren, trägt die E-Mail im Header Reply-To eine persönliche Antwortadresse. Dein Mailprogramm nutzt sie, wenn Du auf Antworten (Reply) klickst.
3. Du schreibst Deine Antwort und schickst sie ab.
4. Kanroo veröffentlicht den reinen Text Deiner Antwort als Kommentar Deines Kontos. Zeichen wie * oder # bleiben so, wie Du sie getippt hast. Eine Antwort per E-Mail wird nie formatiert.

Für eine erfolgreiche Antwort gibt es keine Bestätigungs-E-Mail. Öffne die Aufgabe, um Deinen Kommentar zu sehen. Kommentare per E-Mail zeigen ein Briefsymbol. Bearbeitest Du den Kommentar in Kanroo, bleibt das Symbol. Andere Beteiligte bekommen eventuell die übliche Benachrichtigung zu Deinem Kommentar. Ein Kommentar per E-Mail erscheint nie auf einem öffentlichen Board, weil eine E-Mail eine Signatur enthalten kann.

Was als Kommentar erscheint

Nur der reine Text Deiner Antwort wird veröffentlicht.

• Anhänge werden ignoriert. Dateien und eingebettete Bilder werden verworfen, auch Logos in Deiner Signatur. Der Text wird trotzdem veröffentlicht. Um eine Datei hinzuzufügen, öffne die Aufgabe in Kanroo.
• Formatierung wird zu Text. Schickt Dein Mailprogramm nur HTML, wandelt Kanroo es in reinen Text um.
• Zitierter Verlauf wird entfernt. Zitierte Zeilen, eine Signatur nach dem Trenner -- und die üblichen Blöcke wie „On … wrote:“ oder „Original Message“ werden abgeschnitten. Ist unklar, ob eine Passage zum zitierten Verlauf gehört, behält Kanroo sie. So geht nichts verloren, was Du sagen wolltest.
• Leere und zu lange Antworten scheitern. Ein Kommentar muss Text enthalten und innerhalb des normalen Kommentarlimits von 2.048 Zeichen bleiben. Zeilenumbrüche und Zeichen wie *, # oder < zählen etwas mehr, weil Kanroo sie als reinen Text bewahrt. Nichts wird stillschweigend gekürzt.

Wer antworten darf

Du darfst nur antworten, solange Du diese Aufgabe in Kanroo kommentieren darfst: als aktuelles Mitglied der Organisation mit der Rolle „Bearbeiter“ oder höher auf diesem Board. Eine Benachrichtigung zu bekommen, einer Aufgabe zu folgen oder Admin der Organisation zu sein, reicht allein nicht aus.

Deine Antwort muss von der bestätigten E-Mail-Adresse Deines Kanroo-Kontos kommen. Eine Adresse mit Plus-Zusatz, ein Alias oder eine zweite Adresse von Dir gilt als andere Adresse und wird abgelehnt. Leitest Du eine Benachrichtigung an eine Kollegin oder einen Kollegen weiter, kann diese Person ebenfalls nicht antworten, selbst wenn sie eigene Rechte auf diesem Board hat.

Deine Absenderdomain muss ihre E-Mails außerdem per SPF oder DKIM authentifizieren, passend zur Domain in Deiner From-Adresse. Praktisch jeder geschäftliche und private Mailanbieter tut das. Tut Deiner das nicht, kann Kanroo Deine Antworten nicht annehmen. Kommentiere dann in der App.

Folgen, Zuweisungen und Einstellungen für Benachrichtigungen

Folgen im Kopf der Aufgabe steuert, welche Neuigkeiten zur Aufgabe Du bekommst. Solange Du einer Aufgabe folgst, heißt der Knopf Du folgst, und ein erneuter Klick beendet das Folgen. Folgen gibt Dir keine Berechtigung zum Kommentieren und nimmt Dir auch keine. Beendest Du das Folgen, widerruft das keine Antwortadressen, die Du schon erhalten hast.

Hast Du Benachrichtigungs-E-Mails zu Aufgaben eingeschaltet und Zugriff auf das Board, gelten für neue Kommentare anderer Personen, die Dich nicht erwähnen, diese Regeln:

Deine Beziehung zur Aufgabe	Bekommst Du E-Mails zu Kommentaren?
Zugewiesen, Du folgst	Ja, einmal pro Neuigkeit.
Zugewiesen, Du folgst nicht mehr	Ja, weil Du weiter zugewiesen bist.
Nicht zugewiesen, Du folgst	Ja.
Nicht zugewiesen, Du folgst nicht	Nein.

Beendest Du das Folgen, schaltest Du eine zugewiesene Aufgabe also nicht stumm. Eine E-Mail kannst Du auch bekommen, wenn Dich jemand erwähnt, Dir die Aufgabe zuweist oder Deine Zuweisung entfernt. Folgst Du der Aufgabe selbst, folgst Du ihr auch weiter, wenn Deine Zuweisung entfernt wird. Wählst Du wieder Folgen, bekommst Du wieder Neuigkeiten, solange Du Zugriff hast und E-Mails zu Aufgaben eingeschaltet sind.

Auch wenn Du nicht mehr folgst oder nicht mehr zugewiesen bist, kannst Du auf eine ältere Benachrichtigung antworten. Dafür muss ihre Antwortadresse gültig sein, und Du musst weiter kommentieren dürfen. Durch diese Antwort folgst Du der Aufgabe nicht automatisch wieder.

Ein Beispiel: Du folgst einer Aufgabe nicht mehr, bist ihr aber weiter zugewiesen. Dann bekommst Du weiter E-Mails zu Kommentaren und kannst antworten. Wird Deine Zuweisung danach entfernt, hören die normalen E-Mails zu Kommentaren auf. Antworten auf gültige ältere Benachrichtigungen funktionieren aber weiter, solange Du auf dem Board Schreibrechte hast. Bekommst Du auf dem Board die Rolle „Betrachter“, kannst Du die Aufgabe weiter lesen. Deine Antworten per E-Mail fügen dann aber keine Kommentare mehr hinzu.

Um optionale E-Mails zu allen Aufgaben abzustellen, schalte Benachrichtigungs-E-Mails zu Aufgaben und Seiten unter Persönliche Einstellungen → Benachrichtigungen aus. Der Link Aufgaben-E-Mails abbestellen in einer Benachrichtigung wirkt genauso, also für das ganze Konto. Er beendet nicht nur das Folgen dieser einen Aufgabe. Bestehende gültige Antwortadressen funktionieren mit den nötigen Rechten weiter. Fehlerhinweise und Zusammenfassungen bleiben eingeschaltet, denn sie melden, was mit einer Deiner Antworten passiert ist.

Antwortadressen laufen nach 30 Tagen ab

Jede Benachrichtigung hat ihre eigene Antwortadresse. Sie gehört zu Dir und zu dieser Aufgabe. Sie gilt 30 Tage ab dem Zeitpunkt, an dem Kanroo diese E-Mail zum ersten Mal verschickt hat. Ein neuer Zustellversuch verlängert sie nicht.

Danach lehnt Kanroo Antworten auf die alte E-Mail ab. Meldefähige Fehlschläge meldet Kanroo einzeln oder in einer Zusammenfassung, wie unten erklärt. Neuere Benachrichtigungen zur selben Aufgabe haben eine neue Antwortadresse.

Wenn Deine Organisation SSO verlangt

Eine Organisation kann Single Sign-on (SSO) verlangen. Eine Antwort per E-Mail ist dann so streng abgesichert wie eine Browsersitzung. Kanroo nimmt Deine Antwort nur an, wenn Du Dich kürzlich per SSO angemeldet hast, und zwar innerhalb desselben 24-Stunden-Fensters, das auch im Browser den Zugang zur Organisation freigibt.

Ist Deine letzte SSO-Anmeldung älter, wird die Antwort nicht veröffentlicht. Der Hinweis bittet Dich dann, Dich per SSO anzumelden und in der App zu kommentieren. Eine neue Anmeldung veröffentlicht die alte Antwort nicht nachträglich. Schicke eine neue Antwort oder kommentiere in Kanroo. Wie die Anmeldearten zusammenhängen, erklärt Persönliche und SSO-Anmeldung.

Wenn etwas schiefgeht

Tritt bei der Verarbeitung einer eingehenden Antwort ein technisches Problem auf, versucht Kanroo es bis zu vier Stunden nach dem Eingang Deiner Nachricht erneut. Danach endet der Versuch, und es entsteht kein Kommentar. Bei einem Problem, das ein neuer Versuch nicht lösen kann, endet er ebenfalls.

Ein meldefähiger Fehlschlag erzeugt einen kurzen Hinweis: Deine Antwort per E-Mail wurde nicht veröffentlicht. Sind kürzlich mehrere Antworten gescheitert, landet er stattdessen in einer Zusammenfassung. Ein einzelner Hinweis nennt die Uhrzeit, zu der Kanroo Deine Antwort empfangen hat. So weißt Du, welche gemeint ist. Er zitiert nie Deine Nachricht, ihren Betreff oder die Aufgabe. Ist eine Antwort gescheitert, versucht Kanroo nicht erneut, den Kommentar anzulegen. Schicke eine neue zulässige Antwort oder kommentiere in Kanroo. Bekommst Du Deine Rechte zurück, wird die abgelehnte Antwort trotzdem nicht veröffentlicht.

Hinweis	Was er bedeutet	Was Du tun kannst
Deine Antwort ist eingegangen, konnte aber nicht innerhalb des vorgesehenen Zeitfensters verarbeitet werden.	Ein technisches Problem dauerte länger als vier Stunden.	Kommentiere in der App.
Du hast nicht mehr den Zugriff, der zum Kommentieren dieser Aufgabe nötig ist.	Du darfst nicht kommentieren. Lesen kannst Du die Aufgabe eventuell noch.	Frag einen Admin oder öffne die Aufgabe in Kanroo.
Deine Organisation verlangt eine aktive Single-Sign-on-Sitzung, um per E-Mail zu kommentieren.	Deine letzte SSO-Anmeldung ist zu alt.	Melde Dich per SSO an und kommentiere in der App.
Du hast das Limit von … Antworten per E-Mail pro 10 Minuten für Dein Konto erreicht.	Dein persönliches Kurzzeitlimit ist ausgeschöpft. Der Hinweis nennt die früheste Uhrzeit, ab der Kanroo wieder eine Antwort annehmen kann.	Warte bis zu dieser Uhrzeit oder kommentiere in der App. Kanroo reserviert keine Kapazität für Dich.
Deine Organisation hat ihr Limit von … Antworten per E-Mail pro 10 Minuten erreicht.	Das Limit der ganzen Organisation ist ausgeschöpft. Sind beide Limits ausgeschöpft, erscheinen beide Sätze.	Warte bis zur genannten Uhrzeit oder kommentiere in der App.
Deine Antwort enthielt keinen Text, der veröffentlicht werden konnte.	Nach dem Entfernen von zitiertem Verlauf, Signaturen und Anhängen blieb nichts übrig.	Antworte erneut und schreibe Deine Antwort in den Text der E-Mail.
Der Text Deiner Antwort ist länger als das Kommentarlimit von 2.048 Zeichen.	Nichts wurde gekürzt.	Antworte erneut mit einem kürzeren Text.
Deine Nachricht ist größer als das Größenlimit von … für eine E-Mail.	Die ganze Nachricht mit Anhängen überschreitet das Limit des Betreibers.	Antworte erneut nur mit Text.
Deine Nachricht konnte nicht gelesen werden, die Ursache ist unbekannt.	Die E-Mail ließ sich nicht auswerten.	Antworte erneut mit reinem Text.
Die Antwortadresse, die Du verwendet hast, ist nicht mehr gültig.	Die Adresse ist abgelaufen oder widerrufen, oder die Aufgabe gibt es nicht mehr.	Antworte auf eine neuere Benachrichtigung oder kommentiere in Kanroo.

Auf manche Nachrichten kommt gar keine Rückmeldung: E-Mails von einer Adresse, die nicht zu Deinem Konto gehört, automatische Abwesenheitsnotizen und E-Mails an eine unbekannte oder unlesbare Antwortadresse. Den Empfänger eines Fehlerhinweises ermittelt Kanroo über die Antwortadresse. Das klappt bis zu 90 Tage, nachdem die Adresse ausgegeben wurde. Auf eine Antwort zu einer noch älteren Benachrichtigung folgt deshalb kein persönlicher Hinweis.

Wenn mehrere Antworten kurz nacheinander scheitern

Kanroo schickt höchstens drei einzelne Hinweise pro zehn Minuten, gezählt über alle Deine Aufgaben und Organisationen. Weitere Fehlschläge sammelt Kanroo, und Du bekommst stattdessen eine Zusammenfassung per E-Mail: Mehrere Antworten per E-Mail wurden nicht veröffentlicht oder, wenn sie nur eine Antwort umfasst, Eine Antwort per E-Mail wurde nicht veröffentlicht. Die erste Zusammenfassung ist für zehn Minuten nach Beginn des Sammelns geplant. Solange weiter Antworten scheitern, folgt höchstens alle dreißig Minuten eine weitere. Verarbeitung und Zustellung können das etwas verzögern. Damit eine ausstehende Zusammenfassung kommt, musst Du keine weitere Antwort schicken.

Eine Zusammenfassung nennt, wie viele Antworten aus welchem Grund gescheitert sind und in welchem Zeitraum Kanroo sie empfangen hat. Sie nennt keine Aufgaben, keinen Nachrichtentext und keine Limits. Keine der gezählten Antworten wurde als Kommentar veröffentlicht. Kanroo versucht nicht, sie erneut zu veröffentlichen. Schicke erneut eine zulässige Antwort oder kommentiere in Kanroo. Eine Zeile zur Berechtigung wie „2 Antworten wurden ohne den zum Kommentieren nötigen Zugriff gesendet“ bedeutet, dass die Berechtigung zum Kommentieren fehlte. Sie bedeutet nicht unbedingt, dass Du keinen Lesezugriff mehr hast. Einzelne Hinweise kommen erst wieder, wenn dreißig Minuten lang keine Antwort gescheitert ist und nichts mehr zu melden ist.

Ein Beispiel: Drei leere Antworten können je einen Hinweis erzeugen. Eine vierte landet in einer Zusammenfassung. Schickst Du danach zwei Antworten ohne Berechtigung zum Kommentieren, während Kanroo noch sammelt, landen auch diese Fehlschläge in der Sammlung und erzeugen keine sofortigen Hinweise. Wechseln Aufgabe, Organisation oder Fehlergrund, beginnt das Kontingent für einzelne Hinweise nicht von vorn.

Jeder meldefähige Fehlschlag zählt genau einmal, entweder in einem einzelnen Hinweis oder in einer Zusammenfassung. Eine wiederholte Zustellung, die Kanroo als dieselbe Antwort erkennt, zählt nicht noch einmal. Eine neue Antwort ist ein neuer Versuch und kann einen weiteren Fehlschlag erzeugen. Nicht auf jede abgelehnte Nachricht ist eine Rückmeldung möglich (siehe die Ausnahmen oben).

Rückmeldung bleibt aus

Bleibt eine Fehler-E-Mail aus, beweist das nicht, dass der Kommentar veröffentlicht wurde. Öffne die Aufgabe und prüfe das, bevor Du dieselbe Antwort noch einmal schickst. Vielleicht wartet die Rückmeldung auf eine Zusammenfassung, ist bei der Zustellung verzögert oder liegt in Deinem Spam-Ordner. Auch Dein Mailanbieter kann eine Nachricht ablehnen, bevor Kanroo sie empfängt, etwa weil sie das Größenlimit des Mailservers überschreitet. Achte dann auf seine Unzustellbarkeitsmeldung.

Kann Kanroo einen Fehlerhinweis oder eine Zusammenfassung vorübergehend nicht verschicken, versucht es die Zustellung erneut, und zwar bis zu 24 Stunden, nachdem diese Rückmeldung vorbereitet wurde. Wiederholt wird dabei nur die Rückmeldung, nicht der gescheiterte Kommentar. Dieses Zeitfenster ist unabhängig von den vier Stunden für die Verarbeitung einer eingehenden Antwort. Bei einem längeren Ausfall oder einem anderen Zustellfehler bekommst Du unter Umständen keinen Hinweis. Wiederholte Zustellversuche garantieren auch nicht, dass Dein Mailanbieter eine Nachricht nur einmal empfängt.

Fehlt der Kommentar weiterhin und erklärt keine Rückmeldung den Grund, bitte Deinen Admin, Verarbeitung und Zustellung zu prüfen. Nenne dabei Deine Absenderadresse und die Uhrzeit, zu der Du die Antwort geschickt hast. Teile die persönliche Antwortadresse nicht öffentlich.

Antworten an die sichtbare Absenderadresse

Die sichtbare From-Adresse einer Kanroo-Benachrichtigung ist eine Versandadresse, kein Postfach. Manche Mailprogramme antworten an sie statt an die Adresse aus Reply-To, etwa wenn Du „Allen antworten“ nutzt oder den Empfänger von Hand änderst. Der Mailserver von Kanroo lehnt jeden Empfänger außer der Antwortadresse ab. Deshalb schickt Dir Dein eigener Anbieter eine Unzustellbarkeitsmeldung. Veröffentlicht wurde nichts. Klicke in einer unveränderten Benachrichtigung auf Antworten (Reply) oder kommentiere in Kanroo.

Antworten ausschalten

Für eine Organisation. Ein Inhaber oder Admin öffnet Organisationseinstellungen → Zusammenarbeit → Antworten per E-Mail und schaltet Antworten per E-Mail erlauben aus. Damit wird jede Antwortadresse, die die Organisation ausgegeben hat, dauerhaft ungültig. Schaltest Du die Einstellung wieder ein, werden die alten Adressen nicht wieder gültig. Neue Benachrichtigungen haben neue Adressen.

Für Dich selbst. Öffne Persönliche Einstellungen → Benachrichtigungen → Antworten per E-Mail und wähle Alle Antwortadressen widerrufen. Dann funktioniert keine Adresse mehr, die Kanroo an Dich ausgegeben hat, in keiner Deiner Organisationen. Eine schon geschickte Antwort, die noch nicht veröffentlicht ist, wird abgelehnt.

Widerrufen ist keine Abbestellung: Neue Benachrichtigungen zu Aufgaben können weiter eine neue Antwortadresse enthalten. Um keine E-Mails zu Aufgaben mehr zu bekommen, schalte Benachrichtigungs-E-Mails zu Aufgaben und Seiten unter Persönliche Einstellungen → Benachrichtigungen aus.

Verfügbarkeit

Die Antwort per E-Mail gehört zu den Enterprise-Funktionen von Kanroo und ist in allen Plänen von Kanroo Cloud enthalten. Eine selbst gehostete Installation bietet sie nur, wenn der Betreiber den nötigen Mailserver betreibt. Ist die Funktion in einer Enterprise-Installation ausgeschaltet, bleiben die Einstellungen oben sichtbar, aber ihre Aktionen sind gesperrt. Benachrichtigungen haben dann keine Antwortadresse. Kanroo Core zeigt die persönlichen Einstellungen für Antworten per E-Mail nicht.