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Kanroo
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Einsatzbereich: Service Desk

Dein Service Desk auf einem Kanban-Board.

Anfragen landen über öffentliche Formulare und E-Mail direkt auf dem Board. Dein Team sortiert sie mit Labels, arbeitet sie Liste für Liste ab und beantwortet häufige Fragen mit Wiki-Seiten. Kein Ticketsystem, das Dein Team erst lernen muss.

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Gemacht für
  • IT und interner Support
  • Kundenservice
  • Office- und Facility-Teams

Das ProblemAnfragen kommen per Chat, Telefon und über fünf Postfächer. Manche gehen verloren.

Aus Formularen werden Aufgaben.

Lege für ein Board ein Formular an und teile den Link. Jede Einsendung wird zu einer Aufgabe in der Liste, die Du wählst.

  • Absender bestätigen mit einem Code per E-Mail.
  • Absender wählen nur aus Labels, die Du freigibst, etwa Bug, Feature request oder Question.
  • Dateien und eine Eingangsbestätigung sind möglich.
  • Neue Aufgaben bleiben unveröffentlicht, bis ein Bearbeiter sie veröffentlicht.

Free: 25 Einsendungen pro Monat. Team und Enterprise: kein Limit.

Das ProblemKunden schreiben immer noch E-Mails. Jemand kopiert sie von Hand in ein Tool.

Aufgaben per E-Mail.

Ein E-Mail-Eingang gibt einem Board eine eigene Adresse. Was dort ankommt, wird samt Anhängen zur Aufgabe, auch weitergeleitete E-Mails.

  • Leite ein gemeinsames Postfach wie support@ weiter oder setze die Adresse in Bcc.
  • Wähle die Zielliste, eine Standard-Priorität und feste Labels.
  • Aufgaben aus E-Mails sind nie öffentlich.
  • Die Adresse lässt sich jederzeit austauschen.

In jedem Plan von Kanroo Cloud. Ein selbst gehosteter Server braucht für den E-Mail-Eingang die Enterprise Edition.

So funktioniert der E-Mail-Eingang

Das Problem„Gibt es Neuigkeiten zu meiner Anfrage?“ Dieselbe Frage, mehrmals am Tag.

Ein öffentliches Board zeigt den Status.

Veröffentliche das Board als schreibgeschützte Seite und teile den Link. Wer angefragt hat, sieht, in welcher Liste die Anfrage steht, und Dein Team schreibt weniger Status-E-Mails.

  • Beliebig viele öffentliche Boards in jedem Plan.
  • Anzeigenamen sind sichtbar. E-Mail-Adressen nie.
  • Aufgaben und Kommentare aus E-Mails erscheinen nie. Anfragen aus Formularen erst, wenn ein Bearbeiter sie veröffentlicht.
  • Suchmaschinen sind angewiesen, öffentliche Seiten nicht zu indexieren.

Das ProblemDie Hälfte aller Anfragen stellt dieselben fünf Fragen.

Einmal im Wiki antworten.

Schreib die Antwort als Wiki-Seite und verlinke sie in der Aufgabe. Teile Seiten mit Kunden über Links nur zum Lesen, bei Bedarf mit Passwort und Enddatum.

  • Spaces und verschachtelte Seiten für Deine Wissensdatenbank.
  • So viele Freigabelinks pro Seite, wie Du brauchst, zum Beispiel einen pro Kunde.
  • Die Suche mit ShiftK umfasst Aufgaben, Boards und Seiten.
Mehr zum Wiki

Das brauchst Du dafür

Alles davon ist in jedem Plan von Kanroo Cloud enthalten.

Fragen und Antworten

Ist Kanroo ein vollwertiger Helpdesk?

Nein. Kanroo ist Kanban mit Wiki. Es hat keine SLA-Timer und kein Kundenportal mit Anmeldung. Für ein Team, das Anfragen, Status und Antworten an einem Ort haben will, reicht ein Board oft aus.

Zählen Absender von Anfragen als Mitglieder?

Nein. Sie nutzen das öffentliche Formular oder schreiben eine E-Mail. Nur die Personen in Deinem Team, die die Anfragen bearbeiten, sind Mitglieder Deiner Organisation.

Gibt es dafür eine Board-Vorlage?

Ja. Kanroo bringt die Vorlage Customer support mit. Du kannst auch Dein eigenes Board mit seinen Listen und Labels als Vorlage für Deine Organisation speichern.

Was ist mit Spam?

Absender von Formularen bestätigen mit einem Code per E-Mail. Beim E-Mail-Eingang weist der Mailserver eindeutigen Spam ab. Alles andere wird zur Aufgabe. Leite also nur ein Postfach weiter, das für Anfragen da ist.

Weitere Einsatzbereiche

Bau Dir Dein eigenes Board.

Alle Funktionen sind in jedem Plan von Kanroo Cloud enthalten. Leg kostenlos los und lade Dein Team ein, wenn es passt.

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