Aufgaben aus E-Mails

Ein E-Mail-Eingang erstellt für jede neue E-Mail eine Aufgabe. Du wählst ein Board und die Liste, in der die Aufgaben landen. Kanroo gibt dem Eingang eine eigene E-Mail-Adresse. Jede E-Mail, die an diese Adresse geschickt oder weitergeleitet wird, wird zur Aufgabe. Ein eigenes Postfach brauchst Du nicht.

Hier erfährst Du, wie Du einen Eingang einrichtest, was Kanroo annimmt, wie eine Aufgabe aussieht, wie Kanroo Duplikate vermeidet und was die Zustände und Benachrichtigungen bedeuten. E-Mail-Eingänge gibt es in jedem Plan von Kanroo Cloud (siehe Pläne, Preise und Limits). Bei einer selbst gehosteten Installation gibt es sie nur mit der Enterprise Edition.

E-Mail-Eingang einrichten

Du brauchst auf dem Board die Rolle „Verwalter“. Nur aktuelle Verwalter des Boards können E-Mail-Eingänge anlegen, ändern, aktivieren, pausieren und löschen. Eine Rolle in der Organisation reicht dafür nicht.

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1. Öffne das Board und dann Eingänge in den Board-Aktionen (Shift+A). Öffne den Tab E-Mail und wähle Neuer E-Mail-Eingang (Rahmen 1).
2. Gib einen Namen ein und wähle die Zielliste, eine Standardpriorität und optional feste Labels, die jede erstellte Aufgabe bekommt. Wähle Eingang erstellen.
3. Kanroo zeigt die Adresse. Kopiere sie mit dem Kopierknopf und wähle Fertig.

Der Eingang ist sofort Aktiv. Seine Karte (Rahmen 2) zeigt, wann die letzte angenommene E-Mail ankam, und hat einen Kopierknopf für die Adresse (Rahmen 3). Ein Duplikat, eine übersprungene automatische Antwort oder eine E-Mail, die ein Empfangslimit überschreitet, ändern diese Zeit nicht. Die Adresse findest Du auch unter Bearbeiten im Menü Weitere Aktionen der Karte. Nur Verwalter des Boards sehen die Adresse.

E-Mails an die Adresse senden oder weiterleiten

Schicke eine E-Mail an die Adresse oder richte in Deinem Mailsystem eine Weiterleitung ein: entweder eine Weiterleitungsregel in Deinem Postfach oder eine Weiterleitungsadresse Deiner Domain. Wie die Weiterleitung geht, hängt von Deinem Mailanbieter ab. Folge seinen Hilfeseiten. Kanroo findet den Eingang über die Adresse, an die die E-Mail zugestellt wurde. Die Zeilen To und Cc spielen keine Rolle. Die Adresse funktioniert also auch in Bcc und zusammen mit anderen Empfängern.

Jede E-Mail, die die Adresse erreicht, wird zur Aufgabe. Kanroo filtert nicht nach Absender oder Betreff. Leitest Du ein ganzes Postfach weiter, nimm eines, das nur für Anfragen da ist, etwa support@. Halte Newsletter und interne E-Mails daraus fern.

Viele Anbieter schicken an ein neues Weiterleitungsziel eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Link oder Code. Diese E-Mail kommt als Aufgabe in der Zielliste an. Öffne die Aufgabe, folge den Anweisungen darin und lösche die Aufgabe danach.

Ein Eingang empfängt nur neue E-Mails. Um Aufgaben aus älteren E-Mails zu erstellen, leite sie an die Adresse weiter.

Was angenommen wird

• Größe. Der Mailserver nimmt E-Mails bis 25 MiB an, Anhänge eingeschlossen. Eine größere E-Mail lehnt er ab, und das sendende Mailsystem meldet das dem Absender.
• Anhänge landen als Anhänge an der Aufgabe (siehe Anhänge). Eine weitergeleitete E-Mail wird nicht entpackt: Eine Weiterleitung im E-Mail-Text bleibt in der Beschreibung, und eine als Datei angehängte E-Mail wird als .eml-Datei gespeichert.
• Spam. Der Mailserver lehnt eindeutigen Spam ab. Eine E-Mail, die er nur als Spam markiert, wird trotzdem zur Aufgabe, weil weitergeleitete E-Mails oft irrtümlich markiert werden.
• Skriptdateien. Der Mailserver lehnt eine E-Mail mit angehängter Skriptdatei, etwa .js oder .bat, als Spam ab, obwohl Du solche Dateien zu einer Aufgabe hochladen kannst. Der Absender bekommt eine Unzustellbarkeitsmeldung, und es entsteht keine Aufgabe.
• Automatische Antworten und Unzustellbarkeitsmeldungen werden übersprungen. Andere automatische E-Mails, etwa Benachrichtigungen und Bestätigungs-E-Mails, erzeugen Aufgaben.

Nur die Adresse zählt

Kanroo prüft nicht, wer eine E-Mail an die Adresse geschickt hat. Wer die Adresse kennt, kann Aufgaben anlegen. Der Absender einer Aufgabe ist nur angegeben, nicht geprüft (siehe Der angegebene Absender). Gib die Adresse nur an Personen und Systeme weiter, die Aufgaben anlegen sollen.

Ist die Adresse in falsche Hände geraten, wähle Adresse erneuern im Menü Weitere Aktionen des Eingangs. Nach Deiner Bestätigung bekommt der Eingang eine neue Adresse, und die bisherige Adresse funktioniert sofort nicht mehr. E-Mails an die bisherige Adresse verwirft Kanroo, ohne eine Aufgabe zu erstellen und ohne zu antworten. Stelle jeden Absender und jede Weiterleitungsregel auf die neue Adresse um. Auch E-Mails an eine Adresse, die zu keinem Eingang gehört, etwa wegen eines Tippfehlers, verwirft Kanroo ohne Antwort.

Empfangslimits

Jeder Eingang nimmt pro Stunde eine begrenzte Zahl von E-Mails an (standardmäßig 60; Deine Installation kann einen anderen Wert setzen). Mit jeder neuen Stunde beginnt die Zählung von vorn.

Auch die Gesamtgröße der wartenden E-Mails ist begrenzt: höchstens 128 MiB pro Eingang und 512 MiB pro Organisation. Es zählen nur E-Mails, die Kanroo noch aufbewahrt, etwa solange ein Eingang pausiert ist. Eine verarbeitete E-Mail zählt nicht mehr.

Überschreitet eine E-Mail eines der beiden Limits, verwirft Kanroo sie und erstellt keine Aufgabe. Sie erscheint in den Fehlern des Eingangs als Empfangslimit erreicht und lässt sich nicht erneut verarbeiten.

Wartende E-Mails (7 Tage)

Kann ein Eingang gerade keine Aufgaben erstellen, empfängt Kanroo seine E-Mails weiter und hält sie zurück. Das passiert in diesen Fällen:

• Der Eingang ist Pausiert.
• Der Eingang ist wegen des Plan-Limits pausiert.
• Der Eingang zeigt Handlung erforderlich, weil seine Zielliste gelöscht wurde.
• Das Board ist archiviert.
• Die Organisation ist schreibgeschützt.

Fällt der Grund weg, etwa weil ein Verwalter den Eingang wieder aktiviert oder eine neue Zielliste wählt, werden die zurückgehaltenen E-Mails zu Aufgaben. Kanroo hält eine E-Mail höchstens 7 Tage zurück. Danach erscheint sie in den Fehlern als Während der Pause abgelaufen und wird nicht zur Aufgabe.

Speicherort der E-Mail

Eine E-Mail an die Adresse liegt im eigenen Postfach von Kanroo, bis sie verarbeitet ist. Kanroo entfernt sie dort kurz nach dem Erstellen der Aufgabe. Überschreitet sie ein Empfangslimit, entfernt Kanroo sie sofort. Eine fehlgeschlagene E-Mail bleibt dort noch 6 Tage, damit Du sie erneut verarbeiten kannst. Das gilt auch für eine E-Mail, die beim Zurückhalten abgelaufen ist. Danach wird sie entfernt. Eine zurückgehaltene E-Mail kann deshalb bis zu etwa 13 Tage dort liegen: bis zu 7 Tage zurückgehalten und danach noch 6 Tage. Löschst Du den Eingang, werden seine wartenden E-Mails sofort entfernt. Sind E-Mail-Eingänge in Deiner Installation ausgeschaltet, entfernt Kanroo keine gespeicherten E-Mails, bis sie wieder eingeschaltet sind.

So sieht die Aufgabe aus

Jede angenommene E-Mail wird zu einer Aufgabe am Ende der Zielliste:

• Titel: der Betreff. Eine E-Mail ohne Betreff bekommt den Titel Email without subject. Ein sehr langer Betreff wird gekürzt und endet mit Auslassungspunkten.
• Beschreibung: der reine Text der E-Mail, mit Signatur und zitiertem Verlauf. Eine reine HTML-E-Mail wird in Text umgewandelt. Linktexte bleiben, Linkziele und Bilder nicht. Formatierungszeichen erscheinen unverändert, und nichts im Text erwähnt oder benachrichtigt ein Mitglied. Sehr langer Text wird abgeschnitten und endet mit [Email content truncated by Kanroo]. Eine leere E-Mail bekommt keine Beschreibung.
• Anhänge: die Dateien der E-Mail (siehe Anhänge).
• Priorität und Labels kommen aus den Einstellungen, die der Eingang beim Eintreffen der E-Mail hatte. Spätere Änderungen an den Einstellungen gelten nur für spätere E-Mails.
• Als Ersteller nennt die Aufgabe keine Person. Die Karte der Aufgabe auf dem Board zeigt ein Briefsymbol, und die Details der Aufgabe zeigen den Namen des Eingangs, den angegebenen Absender, wann die E-Mail empfangen und wann die Aufgabe erstellt wurde.

Lässt sich eine E-Mail nicht lesen, etwa weil sie fehlerhaft ist oder größer, als die Installation erlaubt, erstellt Kanroo die Aufgabe trotzdem. Sie bekommt dann die Beschreibung The email body could not be processed. So geht keine Anfrage verloren.

Automatische Antworten (etwa Abwesenheitsnotizen) und Unzustellbarkeitsmeldungen werden übersprungen und erzeugen keine Aufgabe (siehe Was angenommen wird). Kanroo schickt dem Absender keine Antwort und keine Fehler-E-Mail.

Anhänge

Kanroo hängt die Dateien einer E-Mail an ihre Aufgabe an. Aufgaben aus E-Mails, die Kanroo vor Einführung dieser Funktion verarbeitet hat, haben keine Anhänge.

• Erlaubte Dateien. Es gelten dieselben Dateitypen und dieselbe Größengrenze pro Datei wie für Dateien, die Du zu einer Aufgabe hochlädst (siehe Pläne, Preise und Limits). Kanroo prüft Dateien nicht auf Schadsoftware, öffnet keine Archive und zeigt keine Vorschau.
• Eingebettete Bilder im E-Mail-Text, etwa Logos in einer Signatur, werden weggelassen. Manche Mailprogramme betten Bilder ein, ohne sie als eingebettet zu kennzeichnen. Ein solches Bild speichert Kanroo als Datei. Deshalb kann ein Signaturlogo als Anhang ankommen.
• Eingebettete Textdateien. Manche Mailprogramme, etwa Apple Mail, setzen Dateien in den E-Mail-Text. Eine so eingefügte Text- oder HTML-Datei wird Teil der Beschreibung, kein Anhang. Andere so eingefügte Dateien hängt Kanroo wie üblich an, außer Bildern.
• Angehängte E-Mails werden ungeöffnet als .eml-Datei gespeichert. Eine angehängte E-Mail ohne Namen heißt forwarded-message.eml.
• Limits pro E-Mail. Kanroo speichert pro E-Mail höchstens 10 Dateien und insgesamt höchstens 25 MiB. Passt eine Datei nicht mehr, wird sie übersprungen. Eine kleinere Datei danach kann trotzdem noch gespeichert werden.
• Übersprungene Dateien stehen in einer Zeile am Ende der Beschreibung, zum Beispiel [3 attachments skipped by Kanroo: file type not allowed (2), limit of 10 reached (1)]. Behalte die Original-E-Mail, wenn Du diese Dateien brauchst.

Als Uploader dieser Dateien zeigt die Aufgabe E-Mail-Eingang. Lässt sich eine Datei wegen eines vorübergehenden Problems nicht speichern, verarbeitet Kanroo die E-Mail später erneut. Beim letzten Versuch innerhalb von 24 Stunden erstellt Kanroo die Aufgabe ohne diese Datei und führt die Datei als storage failed auf.

Duplikate

Kanroo verarbeitet jede E-Mail genau einmal, auch wenn die Verarbeitung unterbrochen wird oder der Server neu startet. Dafür sorgen zwei Schutzmechanismen:

• Kanroo merkt sich die empfangenen E-Mails. Dieselbe E-Mail erzeugt deshalb nie eine zweite Aufgabe, auch nicht nach einer Pause.
• E-Mails tragen eine Message-ID, die das sendende Mailsystem vergibt. Erreicht dieselbe Message-ID denselben Eingang erneut, entsteht keine zweite Aufgabe. Bei einer E-Mail ohne Message-ID erkennt Kanroo Duplikate sieben Tage lang am Inhalt.

Geht dieselbe E-Mail an zwei Eingänge, entsteht in jedem eine Aufgabe. Löschst Du eine Aufgabe, kommt die E-Mail nicht als neue Aufgabe zurück. Ein neuer Eingang beginnt von vorn und kennt die E-Mails eines gelöschten Eingangs nicht.

Der angegebene Absender

Der Absender in den Details der Aufgabe ist die From-Adresse, wie sie in der E-Mail steht. Kanroo prüft sie nicht, denn Absender von E-Mails lassen sich fälschen. Sieh sie als Angabe, nicht als Identitätsnachweis. Hat die E-Mail keinen lesbaren Absender, zeigt die Aufgabe Unknown sender.

Die Suche in der App findet Aufgaben nicht anhand ihres Absenders.

Zustände

Zustand	Bedeutung
Aktiv	E-Mails an die Adresse werden zu Aufgaben.
Pausiert	Ein Verwalter hat den Eingang pausiert. E-Mails werden bis zu 7 Tage zurückgehalten. Zum Fortsetzen wähle Aktivieren im Menü Weitere Aktionen der Karte.
Pausiert (Plan-Limit)	Die Organisation hat mehr Eingänge, als ihr Plan erlaubt. E-Mails werden bis zu 7 Tage zurückgehalten. Zum Fortsetzen wechsle auf einen höheren Plan oder lösche andere Eingänge.
Pausiert (Board archiviert)	Das Board ist archiviert. E-Mails werden bis zu 7 Tage zurückgehalten. Zum Fortsetzen stelle das Board wieder her.
Handlung erforderlich	Die Zielliste wurde gelöscht, und eine E-Mail für sie ist angekommen. Der Eingang zeigt den Grund und seit wann der Zustand besteht.

Das Löschen eines Eingangs ist endgültig. Seine Adresse funktioniert sofort nicht mehr, und bestehende Aufgaben behalten ihre Herkunft. Sie zeigen den Eingang dann als gelöscht.

Benachrichtigungen für Verwalter des Boards

Wechselt ein Eingang in den Zustand Handlung erforderlich, bekommt jeder aktuelle Verwalter des Boards eine E-Mail. Sie nennt die Organisation, das Board, den Namen des Eingangs, den Grund und die Uhrzeit und enthält einen Link zu den Einstellungen. Die E-Mail enthält weder die Adresse noch Inhalte einer Nachricht. Weitere Fehler während desselben Problems lösen keine weitere E-Mail aus. Erstellt der Eingang seine nächste Aufgabe, bekommen die Verwalter eine E-Mail, dass er wieder läuft.

Datenschutz

• Die Adresse sehen nur Verwalter des Boards, und sie wird nie geloggt.
• Kanroo speichert den Text, der zur Aufgabe wurde, den angegebenen Absender, die Empfangszeit und die Anhänge als Dateien der Aufgabe. Die rohe E-Mail, die vollständigen Header und die Empfängerliste speichert Kanroo nicht in seiner Datenbank. Eine E-Mail bleibt nur im eigenen Postfach von Kanroo, bis sie verarbeitet ist (Speicherort der E-Mail).
• Absender und Name des Eingangs sehen nur Mitglieder, die die Aufgabe öffnen können. Sie erscheinen nicht auf öffentlichen Boards, in öffentlichen Formularen, in der öffentlichen API, in Webhooks oder im Audit-Log.
• Aufgaben aus einer E-Mail erscheinen nie auf einem öffentlichen Board, auch nicht, nachdem ein Mitglied sie bearbeitet hat. Nur Mitglieder, die das Board öffnen können, sehen sie.
• Löschst Du eine Aufgabe, werden ihre Absenderangaben entfernt. Nach dem Löschen eines Eingangs werden seine restlichen Verwaltungsdaten nach der Aufbewahrungsfrist Deiner Installation entfernt (standardmäßig 30 Tage).

Fehlerbehebung

Handlung erforderlich. Die Liste, in der die Aufgaben entstanden, wurde gelöscht. Die Karte zeigt dann sofort „Zielliste nicht verfügbar. Wähle unter ‚Bearbeiten‘ eine aktive Liste.“ In den Zustand Handlung erforderlich wechselt der Eingang erst, wenn Kanroo die nächste E-Mail verarbeitet. Wähle über Bearbeiten im Menü Weitere Aktionen der Karte eine andere Liste. E-Mails, die vorher ankamen, landen dann als Aufgaben in der neuen Liste. Bis die nächste E-Mail eine Aufgabe erstellt hat, zeigt der Eingang an, dass er wieder anläuft.

Eine E-Mail wurde nicht zur Aufgabe. Wähle am Eingang die Zahl fehlgeschlagen oder in seinem Menü Weitere Aktionen den Eintrag Fehler anzeigen. Die Liste zeigt die letzten fehlgeschlagenen Nachrichten mit Empfangszeit, angegebenem Absender, Grund und Stand der Wiederholung. Bei vorübergehenden Problemen versucht Kanroo es 24 Stunden lang automatisch erneut. Eine als Fehlgeschlagen markierte Nachricht kannst Du innerhalb von 6 Tagen mit Nachricht erneut verarbeiten noch einmal verarbeiten lassen. Wurde eine Nachricht aus dem Postfach von Kanroo entfernt, bevor Kanroo sie lesen konnte, erscheint sie als Nachricht nicht mehr vorhanden mit dem Wiederholungsstand Nicht im Posteingang (INBOX). Sie lässt sich nicht erneut verarbeiten.

Prüfe außerdem: Nutzt der Absender oder die Weiterleitungsregel die aktuelle Adresse? Nach Adresse erneuern verwirft Kanroo jede E-Mail an die bisherige Adresse. Zeigen die Fehler Einträge wie Empfangslimit erreicht oder Während der Pause abgelaufen? Hat der Mailserver die E-Mail als eindeutigen Spam abgelehnt? Dann bekommt der Absender eine Unzustellbarkeitsmeldung.

Nach einer Pause fehlt eine Aufgabe. E-Mails, die während der Pause ankamen, werden zu Aufgaben, sobald der Eingang wieder aktiv ist. Kanroo hält sie höchstens 7 Tage zurück.